予約番では、予約者（お客様）自身で予約をキャンセルできる ように設定できます。「予約者によるキャンセル」設定を『受け付ける』 にし、プランごとに 「キャンセル受付可能日時」 を設定することで運用します。
予約者キャンセルを受け付ける設定
予約者によるキャンセル操作を許可する場合は、管理画面の以下設定を 「受け付ける」 にしてください。
設定箇所： 管理画面「その他設定」→「変更・キャンセル設定」→「予約者によるキャンセル」
キャンセル可能な期間の設定
予約者がキャンセル可能な期間は、プランごとに「キャンセル受付可能日時」 で制限できます。
設定箇所： 管理画面「プラン管理」→（該当プランの）「編集」 または 「新規登録」 →「キャンセル受付可能日時」
予約者のキャンセル操作
予約者は、「予約確認・変更・キャンセル」ページ にログインし、キャンセル操作をおこないます。
支払方法別の取り扱い
支払方法によって予約者キャンセルの挙動が異なります。
■ 現地決済の場合
上記の「予約者によるキャンセル」設定を「受け付ける」にすることで、予約者自身がキャンセルできます。キャンセル可能期間はプランの「キャンセル受付可能日時」に従います。
■ クレジット決済（ホテペイ）の場合
「予約者によるキャンセル」を「受け付ける」に設定することで、予約者自身がキャンセルできます。キャンセル可能期間はプランの「キャンセル受付可能日時」に従います。
■ クレジット決済（PayPal）の場合
「予約者によるキャンセル」を「受け付ける」に設定することで、予約者自身がキャンセルできます。キャンセル可能期間はプランの「キャンセル受付可能日時」に従います。
■ クレジット決済（JTB Book&Pay）の場合
JTB Book&Pay は予約者が JTBビジネスイノベーターズ社と手配旅行契約を締結する形 で予約が成立します。そのため、予約者キャンセル操作は JTBビジネスイノベーターズ社が提供する「JTB Book&Pay」予約者専用ページ で行われます。
重要：予約番管理画面の「予約者によるキャンセル」を「受け付けない」に設定していても、JTB Book&Payのクレジット決済を利用した予約の場合は、「JTB Book&Pay」予約者専用ページで予約者によるキャンセルを受け付けます。
キャンセル情報は自動的に予約番にも通知され、予約番の予約実績も「キャンセル」となります。予約完了・キャンセル時の（予約者様宛）予約内容確認メール等も、JTBビジネスイノベーターズ社から送信されます。
▼ キャンセル料の計算
- 標準： 「JTB Book&Pay」管理者専用ページで設定されている料率で計算されます。
- 例外： キャンセル料が設定されたキャンセルポリシーが予約番でプランに紐づけられている場合は、プランのキャンセルポリシーに従って計算 されます。
- 注意： 予約番管理画面で「オプション・食事の料金をキャンセル料計算に含める」と設定していても、JTB Book&Pay を利用した予約はオプション・食事の料金を計算に含めることはできません。
関連する設定と参考情報
▼ 予約者による予約内容変更 についても、管理画面「その他設定」→「変更・キャンセル設定」→「予約者による予約内容変更」で受け付け可否を設定できます。
▼ 予約者によるお客様情報変更 も同様に、管理画面「その他設定」→「変更・キャンセル設定」→「予約者によるお客様情報変更」で設定できます。
設定変更時の既存予約への反映
「予約者によるキャンセル」の設定を変更した場合、設定変更前に受け付けた（既に成立している）予約にも反映されます。設定を「受け付ける」に変更すれば、既存予約の予約者様も自身でキャンセルできるようになります。
本機能のご利用について
事前決済は「クレジット決済オプション」のお申し込みが必要です。